1. Verantwoordelijke
Symphoria BV is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
- Adres: Spinding 5, 5431 SN Cuijk
- KVK-nummer: 42056710
- E-mail: hello [at] symphoria [dot] io
- Website: symphoria.io
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via hello [at] symphoria [dot] io.
2. Welke persoonsgegevens we verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze website of omdat je deze zelf aan ons verstrekt. Het gaat om de volgende categorieën:
- Voor- en achternaam
- Bedrijfsnaam en zakelijke adresgegevens
- Telefoonnummer en e-mailadres
- IP-adres, browsertype en apparaatgegevens
- Gegevens over je activiteiten op de Symphoria-website
- Overige gegevens die je actief verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie of via support
3. Bijzondere persoonsgegevens en minderjarigen
Onze website en diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verwerken niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of wettelijk voogd. Wij kunnen de leeftijd van bezoekers niet actief controleren. Als je vermoedt dat wij zonder toestemming gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via hello [at] symphoria [dot] io. Wij verwijderen deze gegevens zo snel mogelijk.
4. Doel en grondslag van de verwerking
Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor de onderstaande doelen. Per doel vermelden wij de rechtsgrondslag waarop de verwerking berust, zoals vereist door art. 13 lid 1 sub c AVG.
| Doel | Rechtsgrondslag (art. 6 AVG) |
|---|---|
| Het sluiten en uitvoeren van een overeenkomst met jou als klant | Uitvoering van een overeenkomst (lid 1 sub b) |
| Het afhandelen van betalingen | Uitvoering van een overeenkomst (lid 1 sub b) |
| Het verlenen van klantenservice en afhandelen van supportverzoeken | Uitvoering van een overeenkomst (lid 1 sub b) |
| Het informeren over wijzigingen in onze diensten of voorwaarden | Uitvoering van een overeenkomst (lid 1 sub b) |
| Het verbeteren van de website en het afstemmen van ons aanbod op gebruikspatronen | Gerechtvaardigd belang (lid 1 sub f): Symphoria BV heeft er een gerechtvaardigd belang bij haar platform en dienstverlening te verbeteren op basis van geaggregeerde gebruiksdata. De inbreuk op de privacy van betrokkenen is beperkt, mede doordat analytische gegevens worden geanonimiseerd. |
| Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht | Wettelijke verplichting (lid 1 sub c) |
5. Geautomatiseerde besluitvorming
Symphoria BV neemt geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerkingen die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen, zonder tussenkomst van een mens. Er is geen sprake van profilering als bedoeld in art. 22 AVG.
6. Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor zij zijn verzameld, of zo lang als wettelijk verplicht. Wij hanteren de volgende termijnen:
| Categorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Financiële en boekhoudkundige gegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 AWR) |
| Klant- en contactgegevens na beëindiging overeenkomst | 2 jaar na einde overeenkomst |
| Website- en analysegegevens (cookies, logbestanden) | Maximaal 13 maanden |
| Correspondentie en supportberichten | 2 jaar na afsluiting van de zaak |
Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens veilig verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd.
7. Delen met derden
Wij verkopen jouw persoonsgegevens niet aan derden. Wij verstrekken gegevens aan derden uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of voor de nakoming van een wettelijke verplichting. Met alle partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen.
Wij maken gebruik van de volgende verwerkers
- Mollie Mollie B.V. verwerkt betalingsgegevens ten behoeve van de afhandeling van betalingen. Mollie is gevestigd in Nederland en verwerkt gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Op de verwerking door Mollie is het privacybeleid van Mollie van toepassing.
- Recall.ai Voor de vergaderbot waarmee gesprekken in Microsoft Teams, Google Meet en Zoom kunnen worden opgenomen en getranscribeerd maken wij gebruik van Recall.ai. Recall.ai is gevestigd in de Verenigde Staten.
8. Klantdata in het Symphoria-platform
Wanneer jij als klant inhoud uploadt of verwerkt binnen het Symphoria-platform, treed je zelf op als verwerkingsverantwoordelijke. Symphoria BV treedt in dat geval op als verwerker. De voorwaarden waaronder Symphoria BV deze gegevens in jouw opdracht verwerkt (waaronder doeleinden, bewaartermijnen, beveiligingsmaatregelen, de inzet van verwerkers en de verdeling van verantwoordelijkheden) zijn volledig geregeld in de verwerkersovereenkomst die onderdeel uitmaakt van de algemene voorwaarden voor het Symphoria-platform.
9. Cookies
De Symphoria-website maakt gebruik van functionele cookies en geanonimiseerde analytische cookies.
Functionele cookies zijn strikt noodzakelijk voor de werking van de website. Voor het plaatsen van functionele cookies is geen toestemming vereist.
Analytische cookies meten geaggregeerd gebruik van de website zonder herleidbare informatie over individuele bezoekers te verzamelen. Omdat de gegevens volledig worden geanonimiseerd, is voor deze cookies op grond van art. 11.7a Telecommunicatiewet geen toestemming vereist.
Wij plaatsen geen tracking- of marketingcookies van derden.
10. Beveiliging
Symphoria BV neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.
Heb je het idee dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn, of zie je aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact op via hello [at] symphoria [dot] io.
11. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens
- Recht op inzage (art. 15 AVG): je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.
- Recht op rectificatie (art. 16 AVG): je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op verwijdering (art. 17 AVG): je kunt verzoeken om verwijdering van jouw persoonsgegevens.
- Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG): je kunt in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG): je kunt jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat opvragen.
- Recht van bezwaar (art. 21 AVG): je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
- Recht op intrekking van toestemming (art. 7 lid 3 AVG): voor zover de verwerking op toestemming berust, kun je deze te allen tijde intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking aantast.
Je kunt een verzoek indienen via hello [at] symphoria [dot] io. Wij reageren binnen één maand na ontvangst van je verzoek. Bij complexe of veelvuldige verzoeken kunnen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen; wij stellen je hiervan tijdig en gemotiveerd op de hoogte.
Om misbruik te voorkomen, kunnen wij je vragen je identiteit te verifiëren voordat wij jouw verzoek in behandeling nemen.
Je hebt tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit in Nederland. Meer informatie vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.
12. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als onze diensten wijzigen of als wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft. De meest actuele versie staat altijd op symphoria.io/privacy. Wij adviseren je deze pagina periodiek te raadplegen.